LEAN en mail, een productief stel!

E-mail was ooit vooral een tijdbesparend middel om snel te kunnen communiceren met je klanten en collega’s. Tegenwoordig wekt het bij velen irritatie op en is het een tijdverspiller geworden. Je begint ’s morgens met het beantwoorden van de mail en aan het einde van de dag kun je weer opnieuw beginnen. Talloze keren heb je al bedacht dat er een einde moet komen aan die enorme hoeveelheid mail die je mailbox binnendringt.

Denk 2x na voordat je op de knop ‘verzenden’ drukt!

send-button-on-keyboard

Met die bewuste druk op de knop zet je een proces in gang dat vergelijkbaar is met de rimpels in het water na het gooien van een steen.

Onderzoek

Van 7 managers van een Engels bedrijf werden op eigen verzoek de email-gewoontes onder de loep genomen met een verrassende uitkomst voor hen zelf. Gemiddeld besteedden zij 1,5 uur per dag aan email. Zij verzonden per werkdag gemiddeld 56 emails.

Na analyse vonden de managers dat 20% van de verzonden mails gewerkt had zoals zij dat hadden gedacht. Dit waren de mails met een duidelijke vraag die ook snel en volledig te beantwoorden was door de ontvangende partij. Wat was het oordeel over de resterende 80%?

De managers concludeerden dat de overige 80% van de mail werd gebruikt voor nadere uitleg, onzinnige dingen (jo-jo-mail: ja, dank; fijn weekend); voor te complexe of te dringende zaken (die bellen of face-to-face-overleg nodig hadden).

verspilling

LEAN en mail

In plaats van te zoeken naar slimme tools om deze overvloed te managen keek de organisatie naar de LEAN principes door mail te gaan beschouwen als een ‘industrieel’ bedrijfsproces. Met deze bril op werd gezocht naar verspilling zoals overproductie, herbewerking, wachten, complexiteit enz. Het doel werd daarbij de emailstroom in 4 maanden terug te brengen met 20%. De afspraak werd: denk 2x na voordat je een mail verstuurt.

Het gevolg was dat zij gemiddeld 54% in plaats van 20% minder mails verstuurden (dus 26 ipv 56 mails per dag gemiddeld). Zonder dat de rest van de medewerkers ook maar iets aan instructie hadden gekregen daalde het totale aantal emails dramatisch. Door de 73 andere andere medewerkers van het bedrijf werd 64% minder email verstuurd. Omgerekend naar tijd en uren per jaar leverde dit 10400 uur per jaar op (tijdens de 2 jaar van het onderzoek). Dit aantal uren bedroeg 7% van het totaal aantal productieve uren van het bedrijf.

Conclusie

De conclusie van de onderzoekers was dat je techniek niet moet willen bestrijden met nog meer techniek. Het helpt niet om allerlei intelligente software in te zetten om voor te sorteren.

De zaken die echt helpen zijn:

  1. Kritisch zijn met verzenden (stel een communicatieprotocol op en houd je eraan!)
  2. Automatische notificatie uitzetten en op vaste tijden email lezen en beantwoorden (je loopt ook niet 30x per dag naar je brievenbus toch?)
  3. Een concreet besluit nemen over iedere mail die je bekijkt (beetpakken, lezen, direct actie nemen of weggooien)
  4. Bellen waarderen (je hoort tenslotte veel meer dan alleen de woorden)
  5. Face-tot-face afstemming gebruiken voor complexe of dringende zaken (gaat nu eenmaal veel sneller)

 

Bron: Adjustintime.nl

Met ruim 22 jaar ervaring op het gebied van procesverbeteringen, commercie, algemeen management, engineering en project management bij industriële bedrijven en ICT dienstverleners, heb ik een bijdrage geleverd bij het ontstaan van nieuwe producten en diensten, het vercommercialiseren daarvan en het managen van processen en mensen die betrokken zijn bij deze ontwikkelingen. In die periode heb ik diverse posities (van werkvloer tot directie) mogen bekleden en heb daarbij ontzettend veel gezien en geleerd. Gedurende die periode heb ik ontdekt waar mijn echte passie ligt: kennisoverdracht op het gebied van innovatie en samenwerken en het coachen van commerciële en technische mensen die daarbij betrokken zijn.

Geplaatst in Lean Commerce Getagd met , , , ,

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*